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【MCHR实践案例分享】正大集团核心eHR系统的“四化之路“

经过多年发展,正大集团成功打造了“从农场到餐桌,全程安全可追溯”的全产业链模式,获得了消费者的一致信赖。回顾集团的发展历程,正大集团进入中国之初即设立条块结合的组织架构,横向划分几个大区由不同主管分别治理,给予充分授权。


在农牧食品企业中国区,每一个下属公司的管理体制不尽相同,HR政策与流程也随之多样化和差异化,这也给此次核心人力资源管理系统升级带来不小的挑战。如何用一套人力资源管理系统应对多元化的需求、复杂的业务逻辑。且听正大集团农牧食品企业中国区HR制度总监吴昊女士、HR信息部副总经理丁达先生细细说来。


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吴昊女士、丁达先生领取“数字人力资源科技奖 企业奖”


Q1:还请介绍下,此次进行核心人力资源系统升级项目的背景是什么样的? 


A:十几年前,我们就已经开启人力资源管理信息化转型之路,在“数对人头”的迫切需求下,人力资源部和IT部合作开发了一套系统,优先解决大量数据统计需求,改变手工报表耗时费力的状态。


在开发信息化系统的同时,我们也积极了解更加成熟的企业信息化管理系统。但是与国内外主流信息化系统供应商进行深入的沟通时,我们也逐渐认识到当时的内部管理体系还没有做好充分的数字化准备。


虽然企业内部人力资源管理体系仍有待完善,但是可以寻找优先解决的重点问题。当时,我们关注到HR部门将大量精力投入在发薪等事务性工作中,薪酬福利管理的流程化与数字化被提上首要日程,并快速启动了薪酬福利系统项目。在此过程中,我们一方面保证实施效率,另一方面也保持了各企业自身的多样性,薪酬福利的流程化得以顺利实现。


随着事业发展格局的变化,集团布局人力资源管理三支柱转型升级,也开始着手筛选一套先进的人力资源管理系统支持HR业务运营发展。经过积极尝试与多次讨论之后,我们确定了到底需要什么样的人力资源管理系统。


农牧食品企业中国区的特征是大体量、多业态,45,000名员工分散在30多个省份的400多家公司,每一个公司都有鲜明、独特的管理风格。因此,人力资源管理系统需要符合两个条件:第一,坚持通过信息化手段来帮助分支公司做到合法合规,守住20%的“红线”标准;第二,在“红线”范围内,才能放任80%的业务规则“自由生长”。


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随着商业竞争环境的风云变幻,正大集团产业链向下游延伸的同时向生态化转变。生态系统是开放包容的,不断注入能量,所有物种相互依存、无限生长又动态平衡。人力资源管理系统更要成为生态系统中的一部分,也要足够开放与包容,与其他管理系统实现和谐共生。


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Q2:在此次选型中,最关注的需求点是什么?为何最终与MCHR携手同行?


A:在选型过程中,我们格外关注人力资源管理系统配置的灵活度和应用的开放性,要能够支持不断发展演化的事业,快速响应复杂多变的管理需求。虽然知名人力资源管理系统厂商都内置了最佳实践,具备成熟的管理思想,但是就如古语“量体裁衣,对症下药“所云,团队成员坚信只有适合的才是最好的。


我们希望系统能够灵活适应多元化的业务模式、复杂的业务规则。也就是说,这套人力资源管理系统更像是一套工具,在设定好的界限范围内,能够遵循各个区域不同的管理方式,为各个区域管理者所用。


为保证项目成功,这次项目从启动之初就秉承“用户至上”的理念,即给客户提供他们想要的人力资源管理系统。首先由各地区选派关键用户共同梳理需求文档,之后每一轮选型都由关键用户亲自评审打分。项目组坚持关键用户的选择,选择了他们高度认可的产品,最终成功与MCHR牵手。


Q3:在核心人力资源系统升级项目的实施过程中,开展了哪些工作为系统上线奠定良好的基础?


A:今年初,eHR系统实施项目正式启动,由“总部HRIS+地区协调人+试点公司负责人”组成联合项目组。在需求调研环节,联合项目组40余位成员召开现场研讨会,对12条核心业务流程和11个功能模块的数据字典逐一研讨达成一致意见。


联合项目组中的“地区和公司“角色在项目实施过程中起到至关重要的作用,提前介入使他们深刻理解新系统的构建思路,并且对系统功能抱有确切的信心,并且投入了非常大的激情。


又比如,在数据迁移环节中,项目组采取瀑布式培训,通过地区和试点公司向下转化,使全体HR快速全面掌握上线技能。并且,及时向用户播报项目进度、阶段性成果,保证用户黏性,让全员都参与进来,让员工能够更快地接受这一系统。


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eHR 系统操作技能分部门竞赛现场


Q4:正大集团对于人力资源管理系统建设的目标是什么样的?


A:在全新的发展阶段,正大集团赋予核心人力资源管理系统的目标是与各业务系统进行紧密“联结”。联结的意义高于普通的物理连接,是神经元层面的贯通。下一步的目标是要打破数据孤岛,做到人员、权限、数据、业务的互联互通。正大集团人力资源总裁更为人力资源信息系统(HRIS)建设工作提出了“数字化、流程化、透明化、策略化”的目标。


第一,农牧食品企业中国区一贯重视基础工作,经过多年的调查研究整理,形成了一套详细的HR管理制度。随着实施项目的逐步深入,会将这些文本格式的规则配置到系统中,使系统自动牵引和规范人力资源管理活动,由既定的流程驱动业务运行,以实现数字化和流程化目标。


第二,未来,人力资源管理系统需要实现仪表盘、高管桌面等功能,并向各级主管实时呈现各项人力资源管理动态数据,同时支持全员移动办公,各项政策流程也在系统上公开透明,此为透明化。


最后,在实现上述目标后,HR部门可以从繁杂的事务性工作中解脱出来,投入到更重要的战略型工作中,真正实现HR工作策略化。


如今,核心人力资源管理系统在生态化场景下发挥HRIS该有的价值,提供数据支持、人才支持、技术支持。整体看来,核心人力资源管理系统使人才充分发挥积极性和创造力,也可以高度灵活地满足多样的管理需求。


Q5:在项目管理中,有哪些好的经验可以分享,从而推动eHR系统项目顺利推进?


A:首先,最为重要的是,以用户的需求为中心,坚持用户思维。在关键的需求梳理阶段,我们就邀请关键用户参与进来,共同梳理需求文档,调动起他们的积极性,这为此后的人力资源管理系统实施奠定了坚实的基础。


第二,项目经理在eHR系统实施过程中发挥着非常重要的作用,非常感谢李晓军提供的高质量的实施服务。企业与eHR系统服务供应商不仅仅是甲方与乙方的关系,更应该是同一条战线的战友,为了高质量的完成项目而共同努力。在项目实施过程中,双方更要换位思考,积极沟通,共同推进项目,这也是一个相互成就的过程。