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MCHR专访剑桥科技人力资源总监沈军先生:引入eHR系统,优秀的HR更要具备产品思维

导语

金杯、银杯不如客户的口碑,提供优质服务一直是MCHR的一贯追求。在陪伴客户成长的过程中,MCHR 也在思索与总结,如何才能为企业提供更加令人惊喜的服务,如何保证e-HR 项目实施的成功率,如何在产品同质化日益严重的e-HR 服务市场,为客户拨开迷雾,认识到e-HR 系统的真正价值。为此我们尝试通过与剑桥科技人力资源总监沈军先生的交谈,希望能更深入的了解企业在人力资源管理中存在的问题、困惑和相关的成功经验,努力为人力资源管理者们提供完整、典型的客户实践案例,助力大中型企业数字化、智能化转型之路。


告别传统,采用全新e-HR系统

上海剑桥科技股份有限公司(以下简称剑桥科技)总部位于上海,在美国、日本、西安、武汉均设有研发和销售分支机构。经过多年跨越式发展,剑桥科技已成为一家集杰出研发能力、大规模生产制造和良好品牌形象于一体的高新技术企业, 为全球ICT产业提供ODM/JDM/OEM 的设备厂商。2017年11月10日,剑桥科技首次公开发行股票并在上海证券交易所上市,证券代码:603083,证券简称:剑桥科技。

2017年上半年,剑桥科技成功上线MCHR 人力资源管理系统,在近两年的使用过程中,通过将人力资源业务场景从线下搬到线上,大大减少了人力资源部门在组织管理、人事管理、考勤管理、薪酬福利、自助管理等方面的事务性工作,人力资源部的主要精力也开始转型投入到更有价值的项目型工作中去。


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回顾人力资源管理系统上线和使用的整个过程,剑桥科技人力资源总监沈军在复盘这一旅程时说:“首先,在还未使用人力资源管理系统时,整个人力资源部门面临巨大的事务性工作压力,尤其是到了月底,都需要加班加点来应对考勤结算与薪资发放这一低价值的统计型事务性工作。”沈军举例说,前些年因为没有e-HR系统,人力资源部门每月需要处理上万张纸质考勤单据(包括各类请假、加班、调休、出差、因公外出、补签卡等)。人工处理这些庞大的基础数据信息难免会出现错误,因此直接导致员工的满意度下降。其次,原先使用的人力资源管理系统因性能问题,在执行月度考勤计算和汇总时,如果遇到数据较多,系统运行就会非常缓慢,且极易死机,有时候一个小时过去了报表都导不出来,必须要拆解成多个小块数据进行计算、汇总再导出,比如以部门为单位导出考勤报表,而整个公司拥有几十个部门,仅仅导出考勤报表这一项工作,就需要耗费大量时间。

经过谨慎考虑后,剑桥科技决定更换原有落后的系统,多轮比较之后,选择了业内一家比较知名的e-HR供应商合作开发新的系统。但仅经过几个月的合作,剑桥科技与供应商在定制需求的灵活性和性价比上就产生了矛盾,供应商给我们的回复是,第一,表示现场实施人员配置不了,要找开发团队操作,需等待下一个版本,但下个版本何时出不清楚;第二,表示需求跟标准产品有差异,属于个性化定制,开发费用非常高。随后剑桥科技与供应商进行了多次沟通后无果,只能无奈放弃刚刚开发了一小半的人力资源管理系统。痛定思痛,剑桥科技在失败中总结教训,明确下一家供应商,一定要选择一家灵活可定制、使用体验好、服务能力强、性价比高的人力资源管理系统供应商。经过一番筛选之后,最终选择MCHR 作为e-HR系统供应商。

在谈起MCHR 系统的使用体验时,沈军提到,使用MCHR 的组织管理、人事管理、考勤管理、薪资管理、自助工作流之后,首先在考勤管理与薪酬核算这两个模块就节省了大量的人力、物力和时间。几千名员工的考勤与薪资计算,只需要非常短的时间便可计算完成,实现了人力效率的大幅度提升。其次,减少了大量的管理成本。在上线人力资源管理系统之后,管理者可以在系统中直接进行各种审批处理,这些业务操作过程会在系统中留下电子痕迹,实现管理的可追溯,并且系统会自动做出各类业务提醒与审批提醒,大幅度减少沟通成本,提升部门之间的协作性。最后,人力资源管理系统也帮助了企业实现无纸化办公,减少了人力资源日常各类纸质表单和文件的打印费用、存储费用与管理费用,为企业实实在在的降低了运营成本。

2017年-2018年,在MCHR 人力资源管理系统的助力下,原先由大量人工去完成的人力资源管理基础性工作,基本上都由智能e-HR 系统去实现,剑桥科技人力资源部的员工将更多有限的时间和精力投入到更有价值的项目型工作中,有效提升了管理层以及内部员工对人力资源部的满意度。


e-HR需求梳理是一门大学问

引入e-HR其实是一个系统工程,当企业第一次引入e-HR系统时,常常面临“两眼懵圈”的状况,也会对e-HR系统提出种种需求,但常常并不知道什么才是“真正的需求”,而梳理需求对于整个系统上线有着非常重要的意义。历经了多家供应商提供的不同系统的上线、实施、测试等过程,沈军对于企业e-HR需求梳理与总结形成了自己的一套方法论。

01、企业在考虑引入人力资源管理系统时,首要工作是对各功能模块对应的企业内部管理体系与业务审批流程进行梳理,同时要拥有明晰的系统上线思路。只有企业内部形成一套相对稳定、适合企业发展的管理体系,才能为系统顺利上线奠定良好的基础,规则不明确,“一日三变”的管理现状下,如果上了系统,可能负担比不上系统还重。

02、当企业提出一些e-HR系统需要实现的业务需求时,人力资源部项目负责人需要深入了解该业务,并且考虑业务流程逻辑的合理性、复杂性和扩展性。只有管理需求和技术落地实现匹配和契合,才能达成最佳效果。上线e-HR系统不是简单的把原本在Excel中的表单搬到线上,也不能简单的认为仅仅是提出需求和满足需求。

03、在上线系统时,人力资源管理者需要认识到,并不是所有线下的业务场景都能快速搬到线上进行运营,而是要分阶段、分重点,有计划性的将业务场景搬到线上,最终实现企业管理的数字化转型,如:模块上线有先后,模块功能之间可能会有逻辑嵌套,数据决策需要有可对比分析的历史数据积累等。因此,在实施过程中,人力资源管理者需要综合考虑业务运营现状、业务逻辑、管理成熟度和管理颗粒度等多方面的因素。企业需要与e-HR服务供应商共同制定总体规划,以及分步实施的子计划,做到因地制宜,而不要单纯的为了上系统而上系统,偏离了提升企业管理能效的根本目标。

04、企业在和外部e-HR服务供应商进行初步沟通时,企业看到了e-HR服务供应商展示“高大上”的演示界面,但并不清楚在落地实施时,是否能与企业的运营场景真正契合。很多公司的人力资源部项目负责人都是在边做开发边修改需求,甚至在签约时提交的开发需求到开发中后期被改的面目全非,这是影响企业系统开发进度的重要原因之一,很多公司的人力资源负责人因为前期考虑不周全,在开发过程中不断的提出修改意见,增加了项目开发工程师很多无效的开发,直接导致开发周期延长。

最后在谈起e-HR系统成功上线的经验时,沈军还提到一个重要的因素。他说道:“人力资源部门内部应该配置专业的e-HR系统二次开发人员,当人力资源部门需要解决一些简单的新增需求,修改一些简单的功能或者修复一些紧急问题,内部开发人员可以快速响应解决,通过内、外部的有力配合,推动人力资源管理系统顺利实施。”如果人力资源部或者企业内部没有二次开发人员,零星业务变更需求以及小的新增业务开发需求不断累加,在供应商不能及时响应企业的需求时,就会造成工作开展非常被动,时间久了,项目很可能就会失败,特别是在前期需求不明确或者公司需求变化比较快的企业。


标杆客户实践助力MCHR知识沉淀

MCHR 在服务标杆客户的过程中,也在不断沉淀知识和经验,与客户共同成长。剑桥科技是MCHR 最早期的企业客户之一,剑桥科技在e-HR落地实施中不断提出新需求,例如:候选人预入职管理、员工上岗证管理、员工商业保险管理、体检中心数据共享、在线考试系统、问卷调查系统等,这都帮助MCHR 不断提升自身产品细节和服务,积累更多客户行业需求和实施经验。

沈军举例说,在系统开发二期项目上线培训管理功能模块过程中,剑桥科技对于内部培训管理体系进行了细致的梳理,从培训机构管理、培训需求、培训预算、培训计划到培训实施、排课管理、培训费用分摊与培训评估等都投入了大量的精力,梳理各个关键节点,最终将培训全流程实现线上管理。剑桥科技搭建的在线学习平台可以实现在线学习、在线测评、在线查询等功能,员工可以随时随地进行学习,帮助企业有效提升员工能力,并且精细化的培训体系能够进行培训数据的实时导出,满足企业管理需求与客户审计需求,并且保证数据的准确性与及时性。上线培训管理模块之后,剑桥科技有效提升了员工对于培训管理的满意度,也帮助员工能够便利的学习到感兴趣的课程,提升其自身竞争力。


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同时,这对于MCHR来说,通过对制造行业培训管理系统的实施,深入了解企业对于培训管理的内在逻辑与需求,也为其他行业企业提供培训管理服务奠定更好的基础,为客户提供超出预期的系统服务。

沈军在谈到培训模块的上线过程时,说道:“优秀的HR应该具备产品思维,细致入微的分析内部需求。为了真正理清业务,我们整理出来的二期功能模块开发需求Word文档多达130页。因为如果一个业务逻辑梳理不好,可能导致底层架构不支持新的扩展需求,在测试阶段要删除已经开发的内容推翻重来。”我们就算写的这么细了,在开发过程中,仍然还需要把规则修修补补,做一些补充或调整,才能满足内部需求。

沈军笑着说:“其实,MCHR可以牵头写一本《e-HR系统需求分析调研指南》,以制造业为蓝本,整理出各功能模块的系统上线需求,其他行业可以参考制造业的这个需求。因为制造业的业务链相对较全面,所有功能模块应该都能涉及。在客户想要引入e-HR系统时,如果看到这个指南,可以非常有效的帮助他们审视企业内部的需求并做业务分析。同时,e-HR系统服务商的项目人员在需求调研上也能省去部分时间和精力,可以为企业提供更多更深入的服务。“

沈军还提到了对MCHR未来的发展期待,期待MCHR 在为客户提供灵活可定制的人力资源管理系统之外,在资源允许的前提下,可以推动“顾问式销售”。顾问团队中应当配有丰富的企业管理咨询经验的人员,对客户当前的运营管理提前进行“搭脉”,诊断并了解企业当前在管理上存在的痛点,力所能及的帮助企业提前做一些内部管理改善,同时归纳出企业真正的开发需求,为之后的开发服务打好基础。在产品创新方面,MCHR 未来还应将服务进行升级,进一步提升数据智能分析能力,主动挖掘数据背后的价值,释放出e-HR系统深层次的巨大潜力,为企业管理者提供真实可靠的决策依据。


对话剑桥科技资深人力资源总监沈军先生


MCHR:当时为何会加入剑桥科技并谈谈在剑桥科技的经历?

沈军剑桥科技HRD:2012年,我正式加入剑桥科技,最吸引我的地方在于公司拥有一支活力四射的团队,管理团队经验丰富,并且工作氛围富有激情。当时剑桥科技处于快速发展期,人力资源管理工作距离老板的需求仍有一些差距。在进入公司的前半年,我最主要的工作是进行内部人力资源管理体系、管理制度和业务流程的梳理,形成规范化、标准化、系统化的管理文档并发布执行。为了快速跟上企业发展的步伐,人力资源部门队伍也在不断发展壮大,我们的团队也在不断成长,我们共同搭建了适合剑桥科技的人力资源管理系统,应对企业不断发展壮大的管理需求。在剑桥科技近几年的发展过程中,经历了公司上市,也经历了对公司组织架构,人员架构不断调整的过程,传统的人力资源系统已经无法应付企业快速的发展节奏,在升级换代人力资源管理系统的过程中,了解、接触并采用了MCHR管理系统,开始了全新的数字化转型之旅。


MCHR:在选型过程中,MCHR 的哪些特质吸引了您?

沈军剑桥科技HRD:2016年下半年开始,我将主要精力调整到e-HR 系统的建设,当时被MCHR富有使命感的创业团队所感染,同时MCHR 人力资源管理系统的灵活性、可拓展性、完善的功能模块、实施服务也极具竞争力。基于深厚的信任关系,双方逐步建立起深度的合作,共同搭建人力资源管理系统。


MCHR:请您用一句话描述一下MCHR的使用体验?

沈军剑桥科技HRD:和其他竞品相比,MCHR名才云,支持面向角色的协同管理、提供集团化管理模式、良好的系统集成性、强大的工作流控制、个性化的灵活定制,并且开发思路也优于其他产品,核心团队成员也是行业老兵,服务能力很强。在功能权限与数据权限配置上也跟传统人力资源系统不同,相比而言,配置灵活性更高。


MCHR:剑桥科技的战略目标是什么?

沈军剑桥科技HRD:建设世界一流的ICT行业合作研发及生产的工业4.0国际化服务平台。


MCHR:成为一名优秀的HR ,需要具备哪些能力或素质?

沈军剑桥科技HRD:就我个人而言,我认为人力资源管理者的高端专业能力并不能简单的从企业常规工作实践中培养,我曾经在咨询管理公司中工作过,这段工作经历对于我来说受益匪浅。我们的项目组通过不断为外部客户建立模型,会从企业运营管理的视角去看待人力资源管理,而不是局限在人力资源“六大模块”这个小圈子里。在与企业中高层管理者沟通的过程中,我开始逐步理解企业管理者对人力资源部门的真实要求和期望,在加入剑桥科技之后,我也一直在尽可能的向公司提供更加有针对性的解决方案。

 对于HR 而言,要防病于腠理,在工作中做到充足的预防工作,而不是总去充当“救火队长”的角色。同时,HR从业者也应当更善于学习,不断增加专业度,要具备很强的表达能力、协调能力、说服能力。由于人力资源管理学科本身是一门交叉学科,因此对HR 提出了更高的要求,不仅要对人力资源管理各模块都要有所精通,同时也要深入了解其他各职能部门的业务知识,才能逐步成长为企业运营管理专家。

虽然现在很多HR都在谈人力资源部门要实现战略价值,成为业务伙伴,但是对于大多数中小企业的HR 而言,想要实现这一价值,仍然具备一定难度,比如内部积累的数据太少或者太乱,无法支撑决策,同时,自身经验的局限性也很难为决策层提供意见。但是,HR 们也不能因此气馁。对于HR自身而言,想要提升自身价值,得到企业高层的认可,不要被一些口号所迷惑,而是要将每一件事情做到极致,逐步打造个人品牌,建立起信任,才能成为价值赋予者。

 在VUCA时代,任何企业战略都会随机应变,企业面临不可预知的风险与挑战,因此,未来HR 更为重要的工作是要做好人力资源风险控制、企业人力成本管理与效能管理,帮助业务部门做好团队搭建与运营改善,在这几个方面多加钻研,发挥价值。 


MCHR:在浮躁的社会,如何坚持本心?

沈军剑桥科技HRD:逆水行舟,不进则退,唯有自身不断增值、提升自己的综合能力才能应对未来不可预知的挑战。就像我所在的高科技制造行业,在智能制造大潮汹涌而来之时,整个经济进入了发展新时期,对我们而言,是挑战,也是机遇,让我们在平凡的岗位上,做出更多不平凡的业绩。不忘初心,方得始终!