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如何利用eHR系统设计灵活高效的组织架构体系?

组织结构管理是企业管理的基础,企业的日常经营管理活动都是各个组织间相互运行和影响而构成的。作为企业内部核心管理系统,人力资源系统中的组织管理模块是整个系统运转的基础,相比起单组织结构的企业,集团性企业的组织结构要复杂很多倍。然而在很多集团性企业的eHR系统建设过程中,对于组织结构管理模块的重视度不够,造成了系统整体的结构性缺陷以及后续功能模块的扩展性受到很大的影响。

很多中小型的eHR产品,主要服务单组织结构的企业用户,所以一般都会忽略组织结构管理模块,仅提供简单的信息记录功能,这样的产品不适用于大型集团企业或者正处于迅速发展中的企业使用,从大型软件设计的角度上来说,组织结构管理模块不仅是基础信息模块,组织信息作为重要的主数据会直接影响系统其它所有的功能模块,以及整体系统的权限架构体系设计。

具体来说,集团型企业eHR 系统组织架构模块存在的意义主要有:

1、组织层面定义字段。eHR系统中的业务逻辑和计算规则都是需要根据属性字段来定义的,eHR系统的主数据主要包括组织数据和员工数据,如果用于进行业务定义的属性字段设计在员工数据上,由于集团企业的员工数很大,维护和管理起来很麻烦,特别是对于多变的业务规则来说,将会带来很大的工作量。而将字段设计在组织信息上,一般来说组织信息相对较少,并且不会变动特别频繁,员工通过所属的组织来适应这些业务规则,将会大大减轻操作的工作量;

2、组织复制。大型集团企业中,会存在大量的同质化的组织,比如分公司、办事处等各种分支机构,这些分支机构的架构类同,职能和管理方式也类同,这种结构在金融企业和零售连锁企业非常常见,将业务规则设计在组织层面,可以方便的进行组织单元的快速复制;

3、组织域管理。在单组织的企业中,更多的业务流程是对员工个人操作的,而集团企业中,常见的变动一般都是组织域的变动,比如组织单元的合并、转移、撤销等,组织的变动引起的员工变动,如果需要单独对员工进行处理,那么操作非常复杂并且容易出错,通过组织的整体变动关联到所属员工的信息变动,是更好的解决方案;

4、预算管控。在集团管控模式中,常见的方式是集团总部对于下属公司的管理通过人员和预算和编制来进行控制,通过层级的预算结构控制下属公司的人员进入和调出是简单易行的;

5、组织预测。新一代的eHR产品除了完成传统产品对于数据处理和流程管理的要求之外,通过各种模型的建立,还能完成更多的对未来的预测的功能,这对于企业的战略管理来说非常重要,比如某集团企业预计明年将会在某城市设立分支机构,通过建模后的组织预测的功能,eHR系统可以告诉你新增组织需要多少成本和预算,如何建立有效的组织结构,需要哪些关键的管理岗位和业务岗位,本集团内部有哪些现有人才适合这些岗位,如果外聘的话需要什么样的要求以及招聘的预算等等,这些信息对于辅助公司管理层进行战略决策非常有帮助;

6、跨组织兼任。集团性企业中的管理人员往往会存在跨组织跨级别兼职兼任的情况,在系统业务流程的审批权限设置中,传统软件中一般根据员工来设置审批环节,这种方式不能实现跨组织跨层级的审批,这种审批关系的设置根据集团型组织结构的汇报关系和层级区分来定义;

7、分级授权。集团性企业的管理系统都是分级授权的权限体系,单一的权限管理体系不能很好的适应这种需求,这就要求软件的权限体系跟组织层级相结合,集团管理员拥有权限,下属机构管理员拥有自身组织范围的权限,并且不能对组织的管理岗位进行管理;

除此之外,在更多更细节的业务功能设计上还有更多的体现,总而言之,集团性企业的eHR系统设计要充分考虑组织结构层面的设计,本身软件的功能不支持集团性组织结构或者组织结构梳理的不够清晰都会带来后续很多的问题,甚至会影响到系统的成败。