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HR与eHR的关系:挑战与机遇

       随着市场竞争的加剧和经济全球化进程的加快,很多企业已经越来越重视人力资源管理。面对人才的流失和短缺,如何保留、吸引和开发人才?面对象SARS和美国9.11等突发事件,如何降低和减少其对企业运营的影响?面对日益规范的劳动关系和社会福利管理,如何能减少企业的风险?在这充满变化,事事讲快速应对的今天,HR管理人员应该如何应变,及时准确地为投资者、政府相关部门、企业管理人员和其它相关人员提供他们需要的信息以及统计、汇总、分析和预测报告?…… HR管理人员在进入新世纪以来遇到了前所未有的挑战! 

e-HR

       e-HR的出现为HR管理人员迎接这种挑战提供了有效的辅助工具,面对越来越多的市场需求和潜在的商机,很多公司都来淘金,在短短几年的时间里,已有数百家供应商的e-HR产品问世,成为发展为迅速的IT应用领域之一。新的理念,如人力资本管理、投资于人、HR零距离、人力资源管理的价值链等不断涌现。

       本文试图通过理性的分析,探讨e-HR作为一种工具与HR的关系,辨析面对e-HR这样一种新的工具,HR应该如何变革,以有效地提升企业HR管理水平,使e-HR能够真正地为“我”所用,发挥其应有的价值。实际上HR与e-HR是一种相互制约、相互补充、相互促进的非常复杂的关系。e-HR作为人力资源管理的工具如何与其服务对象—HR管理的有机结合,传统HR管理体系如何变革来顺应e-HR系统和企业业务的要求,以及理想化的e-HR运行模式等都还是有待于研究和实践的课题。MCHR小编希望本文能起到抛砖引玉的作用,启发大家透过表面现象,共同探讨e-HR的成功和健康发展之路。 

       1、e-HR为HR提供了展示自身价值的空间 

       电子化人力资源管理系统e-HR作为HR管理的有效工具,可以帮助企业规范化HR管理的相关政策和流程,改善信息的沟通环境。e-HR运用先进的IT和HR技术,以互联网为工具,实现HR功能的网络化,通过网络进行HR相关信息的更新、管理、查询和发布;集中的数据库、集成的环境和相对规范化的定义可以有效地改进数据的完整性、相关性、可查询性和可获取性;而e-HR的自助服务(Self-Service)功能,可以降低HR人员的数据输入和更新的工作负担,使得HR部门能将更多的精力关注于流程的改进,数据的分析和汇总。 

       从此我们可以看到e-HR的成功应用不仅给HR提供了改善服务的机会,使原来不可能或很难实现的服务如自助式的福利计划、信息查询、假期申请和审批等工作可以不受时间、地点的限制,成为可能。而且也给HR提供了展示自身价值的空间。HR管理人员从繁杂的日常事务中部分解放出来,可通过系统中较为准确和全面的数据,并参考市场的调研分析结果,可以及时地为企业管理人员做出分析和预测,为决策提供科学的依据。可以认为e-HR为HR实现战略转变:即从传统的功能部门和成本中心变成企业的经营伙伴,从被动解决问题到预先防止问题,从传统的定性和局部的分析到现代的定量和整体的分析;从日常操作到前瞻性的分析预测成为可能。 

       2、e-HR也给HR带来新的挑战 

       e-HR时代的到来,给HR专业人员带来光明的同时,更多的是他们将面临更大的挑战。信息技术的发展正在改变着许多我们原先已经习以为常的工作任务、工作习惯和技能要求,十年前也许很多秘书还没有电脑,更不用说做PowerPoint的演示文件了,而今天用计算机来处理文档,做出漂亮的PowerPoint演示文件已经成为了从事秘书这项职业的基本要求。对于HR人员来讲,与人打交道曾经是他们的基本功,他们通常善于通过与人面对面的沟通来建立和维护良好的员工关系。相对来讲,他们往往缺乏IT技能,对数字不敏感,不善于进行定量的汇总和数据分析。因此采用e-HR系统本身就对HR人员从工作性质、工作习惯和技能要求上带来了挑战。 

       在采用e-HR系统之前,企业里的HR部门对企业里重要的资产-员工的相关信息到底了解多少,准确性又怎样,在领导需要综合报表的时候,HR部门又是怎样经过临时拼凑后形成的等等,也许只有HR部门自己清楚。然而,在采用了e-HR系统之后,HR部门到底掌握了多少信息,信息的准确性,甚至HR管理体系和流程的缺陷和不足等等都可能都会一目了然,无形之中这种“家丑外扬”给HR部门也会带来压力,这就要求HR部门在做“表面”文章的同时,也要化力气练内功,打基础,完善HR的体系和信息规范。 

       很多HR传统的事务性工作像工资发放、社会福利和劳动保险的计算、员工信息的录入和更新等等可以通过e-HR系统自动计算、自助服务和工作任务外包来处理,那么在e-HR系统顺利切换,投入运行并且员工们逐步从流程上、工作习惯上和日常工作中完成磨合之后,HR管理人员应该做什么就是摆在每一个HR从业人员面前严峻的挑战?是将工作的重点缩减到能充分发挥其原有特长的员工甄选、员工关系处理、公司文化建设等方面去?还是拓展其工作领域,学习并掌握原来相对缺乏的IT和数据处理知识,根据市场信息和企业内部员工的相对完整的信息,结合从事HR工作所积累的知识和经验,给企业管理人员和员工提供分析、测算和汇总报告并根据这些定量分析的结果提出相应的建议?这不仅关系到我们HR部门在企业业务中所扮演的角色和前景,而且也会影响到我们HR从业人员的个人职业生涯。 

       3、e-HR应该服务于需要,服务于HR 

       e-HR是企业里人力资源信息管理的有效工具,而HR才是人力资源管理的主体。技术应该服务于需要,服务于HR,而不应成为HR的主人。在采购什么系统,用e-HR管理什么信息和数据等方面必须要牢记什么是您的需求。根据您的需求来实施和管理e-HR系统才能避免人力、费用和资源的浪费,提高系统实施的成功率。 

       有两种倾向应该要避免:一种倾向是HR变成了e-HR系统所提供功能的奴隶。对一个企业而言,其人力资源相关政策和流程都有一个历史延续性和员工的承受能力,先进的理念虽然非常诱人,但并不一定现在就适合在我们的企业里普遍采用,明茨伯格认为组织需要的是持续的护理,而不是大动干戈的治疗。盲目的大动干戈的治疗不仅可能会给企业留下一堆乱摊子,而且有可能给企业伤筋动骨。另一种倾向是为了界面的好看,盲目追求大而全,不管条件是否成熟、数据是否有用,将e-HR系统所提供的数据字段尽量利用起来,人为地加大了数据采集、数据整合、数据维护和更新的工作量和难度。e-HR系统作为商品化的软件,必须符合各种客户的需求,其数据项的设置可以说是包罗万象,从理论上讲,e-HR系统提供的数据项当然是有意义和价值的,但对于具体的使用者来讲,应该要能够正确理解成本、效益和可行性之间的关系,对其它企业可能是非常重要的信息,对我们企业可能就不一定那么重要,或在现阶段难以更新和维护。例如身高、体重等信息对于一个相对规模较小的企业来讲,可以帮助迅速计算出各种工作服的订购量,但对于较大规模的生产制造企业来讲,其信息的更新和检查则相当困难,效益和付出的代价相比就不一定值得。 

       4、HR 也要变革自己,顺应e-HR系统 

       我们强调e-HR应该服务于需要,服务于HR,并不是讲我们可以不问青红皂白,把原来的体系不做任何变革,用先进的、昂贵的新系统来模拟原来的手工流程和政策、制度和表格,也就是所谓的手工劳动的计算机化。 

       先进的e-HR系统蕴涵了先进的人力资源管理的理念和模式。同将人事部改为人力资源部并不能表示我们企业已经提高了对HR的重视一样,也不会因为我们企业采用了先进的e-HR,就可以认为我们的人力资源信息管理,乃至HR管理水平已经与国际接轨。要想充分发挥e-HR的优势,提高企业的HR管理水平,不仅要求我们企业从理念上有一个飞跃,在我们的流程、政策、工作习惯、人的观念、甚至表格和基础数据等方面都要有相应的变革。企业应用e-HR系统不应只是管理手段的变化,企业在应用e-HR系统时,对于以前不合理或与e-HR系统不太相容的因素,如工作流程、相关政策、相关制度和工作习惯要勇于改革。在管理手段变化的同时充分考虑到管理模式的优化和流程的再造,特别是在选定了软件供应商以后,在实施过程和以后的工作中要有“削足适履”的勇气。 

       同时,e-HR不是只用来管理人事相关资料的系统,作为企业里HR信息管理的主线,通过e-HR系统将企业里HR相关信息串通和连接起来,在管好必要的人事相关信息的同时,尽可能将企业里的主要业务流程和项目如绩效管理、继任人计划、培训、能力特征等有机结合起来。这样的系统才是真正意义上的企业HR管理的有效工具。相对完整全面的信息不仅可以提高系统的可用性和实用性,还可以将HR与企业的战略和业务流程联系起来,有助于HR成为企业业务上的合作伙伴。更远一点,完整全面的历史信息还有助于进行相关性分析,为数据挖掘和知识发现提供可能。实际上,它也是现代电子化人力资源管理系统有别于以往人事管理系统的一个重要标志。 

       e-HR应该服务于HR, 为HR管理的个性化提供帮助。但个性化不是随意性,更不应该成为某些人为“雷锋同志身上的衣服—尽是补丁”的HR管理体系再打上几个补丁的借口。HR必须解决好规范性和个性化的矛盾。国际著名的e-HR专家,IHRIM(国际人力资源信息管理协会)的曾任主席和现任理事Al Doran先生曾尖锐的指出:如果HR不希望被历史所淘汰,那么他就必须分析其每一个流程,修改不适合自动化的部分,实现HR的自动化。 

       连接HR和信息系统的纽带正在越来越紧密,传统上,自动化业务流程是信息系统部门的职责,除了薪资计算,几乎没有多少HR的流程会被考虑如何实现自动化。因此,目前很多企业的HR管理体系并不适合HR的信息化和自动化。如传统的HR体系更多地侧重在定性描述上。我们可以看到无论是职位要求中的一般性要求、技能、工作经历和专业要求,还是工作职责描述,甚至是绩效目标中都往往是不规范的定性描述,e-HR系统虽然可以将其存储在系统中,但不规范的定性描述通常在意义上会有模糊、交叉、重复和不准确,难以进行比较、分析和汇总。如何规范这些描述,将定性描述和定量描述有机结合起来,使我们的HR管理体系顺应e-HR系统的要求也是一个值得我们共同研究和探讨的课题。

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