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【名才案例】时尚范儿的志邦家居如何开启数字化转型奇妙之旅?

作为中国厨柜行业的领先开拓者之一,志邦家居(603801)深耕家居行业已经二十多年,始终坚持创新驱动,如今已经成长为集整体厨房、全屋定制、木门墙板和成品家具配套一体的定制家居企业。近年来,为更好地服务于消费升级核心人群,志邦家居在数字化领域进行了探索、创新和升级,利用数字化打造专业的设计、服务、体验为核心的运营平台。


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在人力资源管理领域,志邦家居积极引入名才eHR数字化人力资源管理系统,通过数字化管理系统重塑员工体验,助力企业在激烈的市场竞争中提升竞争力,促进组织绩效持续增长。为此名才eHR与志邦家居eHR项目组主要成员樊经理进行了深入的沟通,共同探寻数字化人力资源管理系统快速顺利上线的背后原因。让我们一同看看走在时尚前沿的家居行业领先者志邦家居如何开展数字化转型之旅!


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Q:当初为何会进行eHR系统选型,在人力资源管理方面遇到了哪些痛点?


A:作为橱柜行业的领先者,志邦家居也在不断加速在数字化管理转型的布局,2015年启动了全新ERP系统的上线,同时也上线了一款基础人力资源管理系统。但是随志邦家居的快速发展,员工数量高速增长,原有人力资源管理系统已经难以满足多样的业务发展、人才发展需求,亟需提升人力资源管理效能,进行传统人力资源工作的转型升级。


例如,一些原本线上化的工作流程仍然还是以手工台账的形式存在,手工台账不仅耗费大量的人力、物力,工作效率也不高;其次,缺少员工自助管理平台,员工需要借助纸质文档进行事务申请,员工工作体验感不佳;最后,在员工考勤管控、薪资发放方面,还需要借助线下人工审核,这些传统人力资源工作其实都需要借助数字化管理工具提升工作效率,将人力资源管理者从繁重的事务性工作脱离出来,投入到更富价值的工作中去。


数字化战略在志邦家居管理中扮演非常重要的角色,在公司内部很早就成立了数字化战略委员会,从战略层面角度来指导集团整体的数字化转型,统一规划财务、订单、人力等方面的数字化转型升级。2019年,公司管理层重新启动人力资源管理系统选型工作,希望引入一款灵活、高效的人力资源管理系统,加速企业人力资源管理数字化升级,为公司创新发展奠定更加坚实的数字化基础。


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Q:在选择eHR 系统供应商时,主要有哪些评估标准?


A:在2019年进行eHR 系统选型时,在志邦内部招标办、信息部、项目管理部的指导下,eHR项目组制定了系统选型招标标准。从人力资源管理系统服务商的企业资质(系统功能、系统安全性与集成性、部署方式、需求满足度)、行业排名、服务企业类型、家居行业服务案例等多方面进行考量。


结合以上因素,志邦家居eHR 项目组对人力资源管理软件行业的一些头部企业进行了层层评估,最终与名才eHR 达成战略合作。原因在于:



  • 首先,在双方的前期需求沟通中,名才eHR项目组能够深入理解与支持志邦家居内部提出来的系统需求,并根据现有的管理现状提出了一些创新建议,为志邦家居数字化转型不断输入新的管理理念;


  • 其次,在双方的深入交流中,名才eHR分享了不少优秀同行企业的实践案例,提供了可借鉴的系统项目建设的方法论,让我们少走了一些弯路。


  • 最后,经过综合考虑,志邦家居与综合实力很强的名才eHR 成功牵手,开启一场充满挑战与机遇的变革之旅。


Q:在前期准备中,志邦家居项目组如何梳理系统需求?在考勤、薪资方面,呈现出哪些复杂、个性化的需求?


A:在人力资源管理系统升级项目启动之初,志邦家居项目组就对原来的人力资源管理系统存在的种种问题进行了归纳总结,这也反向为全新人力资源管理系统上线实施铺垫新的需求。在名才eHR项目组进入公司后,双方展开了一轮新的需求梳理,志邦家居内部非常重视需求梳理,让总部和事业部的HR都加入需求讨论,对每个功能模块的需求进行细致梳理,在一轮轮的讨论之后逐步梳理出系统需求。


作为一家集团型企业,志邦家居在考勤、薪资方面呈现出明显的个性化的需求,在项目选型阶段,就这些个性化需求和一些人力资源管理系统供应商沟通时,他们也表示需求较复杂难以满足。但是,经过与名才eHR项目组的通力协作,这些个性化的系统管理需求最终都被满足。


譬如,在员工考勤方面,志邦家居内部销售人员采用不定时工作制,行政人员采用标准工作制,而工厂部分员工还在采用计时计件制度;并且不同厂区在考勤排班方面存在较大差异,个别厂区此前还在使用手工考勤模式。因此在考勤管理规则制定上,名才eHR实施团队进行了精心的设计,按照不同类型员工设置合适的考勤规则,大大减少了传统的人工考勤、休假、加班等工作量。


在薪资管理方面,志邦家居过去长时间以来一直采用“线上+线下”的薪资发放模式,不同类型员工的薪资计算规则也较为复杂,尤其是销售员工的绩效、奖金计算规则当时也让双方项目组讨论了很久。最终,在名才eHR 项目组成员的努力下,结合多方面的建议与实施经验,薪资、奖金计算的需求基本上得到了满足。流程化、自动化的薪资计算流程大大提升了薪资管理工作的高效性与精准性,解决了多区域、多场景下的员工薪酬核算问题。


Q:在整个项目过程中,有没有遇到过一些挑战?能否分享一些项目推进中的小故事?


A:此次全新数字化eHR系统上线,对于人力资源部门来说也是一次全新的项目与挑战。在整个项目过程中,遇到了最大的挑战就是公司内部不同项目之间的冲突。当时,公司面临为加盟商赋能的重要项目,同时也面临着忙碌的校招季,人力资源部门都需要抽调人手去支持不同的项目。对于数字化eHR系统项目而言,公司内部也在不断协调资源与人力,保证项目能够快速开展。


其次,此次系统项目上线的时间节点也比较紧张,在有限的系统实施时间里,而且还要解决薪资、考勤等方面的个性化需求落地问题。当时,双方项目组也是反复沟通,协调不同事业部之间差异化的管理需求,积极投入资源与人力,在既定的时间节点内顺利完成了全新数字化人力资源管理系统的上线。


现在看来,当时的项目管理制度也发挥了重要的作用,当时每周都会进行问题的讨论,集思广益,及时发现与解决出现的问题;并在月度会议上,对既定的任务清单进行总结与回顾,实施问题解决责任制,最终实现了人力资源管理系统项目的如期交付。


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Q:如何让内部员工更快地接受与使用系统,项目组采取了哪些推广措施?


A:在人力资源管理系统推广方面,志邦家居人力资源部门在项目成立初期就给予了高度的重视,并将项目推广作为一个重要的子项目来开展工作。在志邦人力资源部门看来,系统的开发与上线只是万里长征第一步,而如何让全体员工都能将人力资源管理系统用起来,离不开人力资源管理系统才是真正目的。


首先,在项目成立之初,志邦家居项目组通过高层会议,向高层管理者进行了系统汇报,并汲取了他们的建议;在经理层级、公司会议上,人力资源部门也进行了提前预热;其次,还特别成立了推广项目小组,推广项目小组肩负培训职能,采用自上而下的方式,向管理层、员工进行人力资源管理系统使用培训;再次,在公司自有培训平台上也上线了数字化人力资源管理系统培训课程;最后,在新员工入职培训中,也加入一系列数字化管理系统应用课程,其中也包含全新人力资源管理系统操作课程。总之,人力资源管理系统培训实现了全员覆盖,目前为止,基本上实现了全员使用人力资源管理系统,极大提升了员工工作体验与工作效率。


Q:回顾此次eHR项目,您觉得最大的收获是什么?能否为我们分享一些系统上线的好经验?


A:首先,此次全新人力资源管理系统的上线代表着志邦家居数字化管理水平迈向了一个新的台阶。通过一体化人力资源管理平台的搭建,实现了人力资源的规范化管理,强化了集团化管理,为管理层的战略略决策提供更多数据支撑。


其次,引入全新人力资源管理系统的目的还在于为员工提供更人性化的工作体验,让他们可以通过系统平台自助完成很多事务性工作,未来将进一步深化人力资源管理职能,为员工带来更好的体验。


最后,对于人力资源部门自身而言,极大转变了传统的人力资源线下工作模式,推动人力资源工作走入新纪元。如今,通过线上化人力资源管理流程,大大减少了人力资源部门工作的复杂性与重复性,有效提升人力资源管理工作价值,极大开拓人力资源管理者的工作思路。


在项目结束之后,志邦家居项目组进行了深刻的经验总结,为以后的系统升级项目奠定扎实的基础。譬如,在需求梳理方面,需要考虑得更为全面与完善;其次,在人员参与度方面,需要争取到公司高层领导层的支持,集中更多的力量投入到项目中;最后,全新人力资源管理系统的上线其实离不开有效的项目推广,需要在前中后期都要投入到足够的人力和物力,才能保证人力资源管理系统的顺利落地。


基于一期人力资源管理系统项目的建设成果,志邦家居(603801)对于名才eHR 项目组的工作给予了高度肯定,并给我们发来了感谢信。未来,名才eHR希望与志邦家居进一步提升人力资源管理系统效能,引入更高阶的人力资源管理模块,实现更为深入的降本增效,开启全新的人力资源管理数字化转型之路,并为智能家居行业打造人力资源管理创新应用的典范案例。


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关于志邦家居


志邦家居股份有限公司创立于1998年,是中国厨柜行业早期的开拓者之一。现在,志邦专注于全屋定制家居的研发、生产与销售。拥有国内为数不多的4大智能化大型生产基地,从“更懂生活”的品牌理念出发,以定制设计和服务为优势,为全球亿万家庭提供从厨房到全屋的整体解决方案。2017年6月30日,志邦股份在上交所A股成功上市。