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人力资源信息系统

人力资源信息系统是运用信息技术收集、记录、储存、分析和提取组织人力资源信息,对人力资源进行管理和开发的系统。用以保证人力资源开发与管理工作的科学化和高效率。基本的有员工信息数据库、技能清单等人力资源报表信息,应具有及时、准确、简洁和完整的特征。集成化的HRIS可以进行人力资源管理的各个功能块的管理,如招聘管理、培训管理、福利管理、岗位管理、能力评估等。

人力资源信息系统概述(HRIS in general)是组织进行有关人及人的工作方面的信息收集、保存、分析和报告的过程。信息库。

人力资源信息系统的内容:人力资源信息系统的内容包括企业战略、经营目标及常规经营计划信息,企业外部的人力资源供求信息及对这些信息的影响因素,企业现有人力资源的信息。

高度集成化的HRIS总是需要实现一些基本的HR任务:福利管理、培训管理和招聘、人员基本信息、轮班计划、岗位管理、能力评估和一些常规的报表。而更加智能的HRIS应该支持员工自助服务,互动的语音服务(IVR),自动邮件系统和简单的报表设计。


系统模块

规划决策

在现代企业管理中,为了应付频繁的企业重组及人事变动,企业的管理者可以运用人力资源信息系统,方便地编制本企业的组织结构和人员结构规划方案,通过各种方案在系统中的比较的模拟评估,产生各种方案的结果数据,并通过直观的图形用户界面,为管理者终决策提供辅助支持,使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。除此之外,人力资源规划还可制定职务模型,包括职位要求、升迁路径和培训计划,根据担任该职位员工的资格和条件,系统会提出针对本员工的一系列培训建议,一旦机构改组或职位变动,系统会提出一系列的职位变动和升迁建议。以上规划一旦被确认,现有结构会方便地被替换。

时间管理

根据本国或当地的日历,灵活安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表;对员工加班、作业轮班、员工假期、以及员工作业顶替等作出一套周密的安排;与员工薪资、奖金有关的时间数据会在薪资系统和成本核算中作进一步处理。时间管理作为整体系统中的一个组成部分,而这个系统可以对人力资源管理系统的规划、控制和管理过程提供支持,为行政主管节省了大量时间。

资源体系

通讯领域的革命,为商业信息系统的变化起到了催化剂的作用。成熟的Internet/Intranet技术使网络时代的人力资源管理工作提出了全新的挑战。长期以来,人力资源管理一直跟不上技术的发展。如今网络却使这个贴近员工的部门给人带来力量。许多公司把一些人力资源资料如职位空缺、福利信息等输入企业内部网。人力资源部门并没有停留在用网络向员工单向发布信息上,而是着手创设完善的互动式软件,可以让员工填表,从数据库中获取个人信息、甚至在网络上掂量各种福利项目的长短。人力资源管理在网络时代将赋予全新的思维。必将形成全新的运作模式。

传统的管理模式正受到电子商务的飞速发展的强大冲击,公司将出现一些全新的部门及职位,数据开采中心,顾客服务中心,网络直销中心,物流服务中心,员工关系中心将成为公司的核心部门,由于信息沟通及处理便捷,使得公司管理层次将大大减少,扁平式,矩阵式的组织架构将成为多数公司的组织架构的模式,项目管理小组也更为风行,在线合作将成为工作中常见也有效的一种工作方式;虚拟经理将成为公司劳动力构成的一部分。

招聘管理

网上招聘已显示出巨大的威力,大多数的公司都能体会到网上招聘的效率,招聘高级人才就要使用猎头招聘了。企业可以通过Internet向外界发布招聘信息,应聘者可以根据兴趣选择空缺职位,输入必要的应聘者信息。应聘者申请一经成立,申请人就获得一个个人编号和密码。申请者可以追踪求职申请状况,查询应聘的处理过程。公司可以建立自己的人才资源库,在公司内部网络化的招聘管理系统将大大提高你的效率。网络可以帮你寻找符合你条件的求职者,世界上每个角落的人才也有机会了解你的招聘信息,你可以测评选择你公司的应征者,可以很快得到一份详尽的人才分析报告。在招聘的后台处理系统里,你可以更快得到更多的招聘工作分析报表。

在线评估

由于网络将原来遥远的距离拉近,主管可以很快看到每个来自各地的下属定期递交的工作进行指导及监督。评估及述职也在网络中实现,员工的工作地点已经不是很重要了。只要具备工作条件,他只需按计划去完成工作就可以了,员工的满意度将大大提高。在线评估系统实时录入公司所有员工评估资料,其强大的后台处理功能将出具各种分析报告,为公司的管理改进提供及时的依据。

在线培训

以网络为基线的虚拟学习中心将在一些大公司或专业的机构涌现,在线培训使得学习成为一个实时、全时的过程。公司的培训成本将大大降低,人力资源部更重要的工作将是强调员工要协作学习,自我管理,自我激励,并设计好及时有效的培训评估体系以保证培训的效果。公司将在线教育培训计划分布在网络上,员工均可更自由地选择自己想修的课程。未来网络大学也将提供各种适合社会需要的课程,包括专业为企业而设计的技术及管理课程。

员工关系

网络使得信息沟通更为直接、广泛、有效/在公司内部网上,可以建有员工的个人主页,可以有BBS论坛,聊天室,建议区,公告栏,经及公司各管理层的邮箱,员工间的沟通、住处及资源的共享使得工作率大大提高。

在内部管理方面,Intranet更加方便了员工交流,他们能够查找其它员工的电话号码、传真号码、房间号码、同事照片和email地址。员工可以通过Intranet随时查询有关他本人的工时出勤记录、工资情况、差旅申请及费用。通过这种自助式服务,雇员甚至可以修改本人的数据,这就意味着人事部门从繁重的、耗时的工作中解放出来,可以把精力集中到更高层的政策性工作中去。

使用HRIS自助服务除了更加简便快捷之外,当然还有成本的问题。但这种节约成本的潜力还不止在运用软件的过程中。虽然还没有确切的数字表明企业内部网为人力资源部门节约了多少费用,但从其它自我服务技术提供的数据中便可见一斑了。比如,药品生产商莫克公司分析了人力资源部门使用信息工作站和互动式语音反馈系统(能提供某些企业内部网功能的各种技术)前后的费用。结果发现,人力资源部门员工亲自处理一项业务要花.96,让他跟踪并改正错误要花8;相比之下,自我服务技术每项业务只需.32。如果错误由出错的员工自己改,改错的费用也可全节省下来。

将人力资源部门的员工从上传下达角色中解脱出来,让他们能放眼更为宏大的事情,如战略规划、企业组织发展等是HRIS自助服务更胜一筹的益处。

自动管理

由于企业的HR管理往往随着市场和公司自身的不断变化而不断变化, HR的管理越来越需要一种行之有效,性价比高的管理分析模式或工具来满足这种业已变化的需求。

工作流的自动化管理(Automation work flow)正是满足这种企业管理的需求,同时也彻底改变了人们收集和发布信息的方式,而它也正是优秀的HRIS所应该提供的重要工具之一。

自动化管理的概念

自动化管理主要是为企业每项工作进行流程分析,综合起来即为企业的业务流程,相应的信息流,资金流,以及物流的分析。一般的操作方法为从上至下,先确定好企业的整体目标,然后将目标分解,并分解为完成目标所需做的工作,再配合于相应的部门及人员。每个岗位人员的主要工作内容,工作流程,以及该岗位人员的素质要求。


作用

为人和资源规划建立人事档案

人事档案既可以用来估计目前劳动力的知识、技术、能力、经验和职业抱负,又可用来对未来的人力资源需要进行预测。这两种信息必须互相补充,否则对人力资源规划是无用的。例如:如果不以组织内现有人员状况为基础作出的预测,显然对组织是无用的。并且我们也只有对未来人员的数量、技术及经验等有所了解,方能制定行动规划去解决预计的问题。

通过人事档案对一些概念加以说明

如晋升人选的确定、对特殊项目的工作分配、工作调动、培训;肯定性行动规划和报告、工资奖励计划、职业生涯计划和组织结构分析。这些工作的完成都必须依靠人力资源信息系统。

可以为先进者决策提供各种报告

如用于日常管理的工作性报告:包括岗位空缺情况、新职工招聘情况、辞职情况、退休情况、提升情况和工资情况等。还可以向政府机构和一些指定单位提供规定性的报告和用于组织内部研究的分析性报告,以表明劳动力在各个部门或各管理层次上的性别、种族和年龄分布,按消费水平划分的雇员福利情况,也可表明录用新职工的测验分数与工作绩效考核分数之间统计关系的有效性研究等等。总之,人力资源信息系统,是人力资源管理中的一项基础性工作,它可为决策者提供许多必不可少的决策信息,使管理和决策更加科学化和更符合实际。