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HR系统大作战,IT教你远离“选择困难”

说到HR系统,身边的伙伴们总有各种困惑:“系统老了要升级”、“简单的电子表单,已不能玩转日常业务需求”、“各类技术迭代,HR系统竟仿佛成了必备品”,“大品牌的厚积累、小工具的高性价比,琳琅满目,面对选择无从下手”...

可选类别

1、开源软件

开放源代码且提供一定文档,用户在有专业能力的前提下可进行二次开发(多为免费使用)

2、闭源软件

封闭源代码,软件本身在用户自有服务器上运行,用户只有使用权无法进行二次开发(多为付费软件)

3、服务

由第三方公司进行软件开发、运维,并向用户提供软件租赁服务,软件本身由第三方托管(付费、免费形式都有)


使用系统的目的

在选择系统时需要考虑使用这套系统需要达到的目的。可能会有以下两种目的类型:

1、用于考核HR部门业绩,量化HR部门员工工作量

这一使用目的可能会要求系统更注重任务分配和数据、统计的功能,例如在招聘时可以向招聘人员分配职位并统计招聘完成率、完成时间和试用期内的离职率等。


2、用于管理HR相关业务,由传统的各个业务都依赖Excel表格或纸质文档进行管理或数据记录的分散形式转变为使用系统统一管理。

基于这一目的可能会要求系统有更丰富的业务模块,可以涵盖诸如招聘、人员管理、培训、薪资福利、培训等等各类业务模块。


根据企业规模选择系统

由于不同规模的企业掌握的资源以及业务需求的不同,在选择系统时也应当参考企业规模来进行选择。

小型企业

无专业IT运维部门,无开发能力或开发预算。这一类型的企业有两种选择:

1、使用Excel表格来管理,不要小看Excel,Excel不只是表格软件,在使用恰当的情况下Excel也可以充当一个小型的数据库并起到管理HR业务的功能。但是使用这一方式来进行业务管理需要注意一点:不要把鸡蛋放在同一个篮子里。


2、使用在线服务来管理,市面上有很多在线提供服务的HR系统,其优势是无需用户开发或与第三方进行业务沟通,注册即用,但是缺点是数据安全可能无法得到保障。


因此在选择这类系统时需要注意几点:

与提供服务的公司签订保密合同

分析提供服务的第三方公司的盈利模式:如果这家公司提供的服务是免费的,那么就要分析它的盈利模式,如果看不到诸如广告、增值服务等盈利点,那么有一定的可能这家公司会靠贩卖用户数据获利,或者在初期靠砸钱、后期靠投资,一旦资金链断裂,其提供的服务就得不到保障。

保证数据可以完整的导出,一旦第三方公司无法继续提供服务,就需要依靠导出的数据来维持业务的运行


中型企业(无开发能力)

有专业IT运维部门,无专业开发能力,但有一定开发预算。Excel表格已经远远跟不上HR部门的业务发展,这个时候就可以考虑选择一些成熟的HR系统并与厂商协调进行一些订制。这样的优势是企业有能力自行搭建服务器并进行管理,数据安全在一定程度上得到保障,且通过对购买系统的订制可以使系统更符合HR部门的需求。


中型企业(有开发能力)

有专业的IT运维及开发部门。这类企业可以选择使用一些开源的系统来节省成本,这样不但能在一定程度上保障数据安全,并且由于开源的关系可以由企业内部的IT开发部门对系统进行二次开发,从而使系统更符合HR部门的需求,并且由于可以内部沟通,当业务发生变化时开发的效率有可能会比使用外部供应商来的更高。


大型企业(有充足的开发能力)

有专业的IT部门及开发部门,并且有充足的开发预算。这样的企业内部IT管理制度完善,且由于资源充裕,常常会自行开发系统或与SAP系统等相结合,出于风控或追求稳定的原因,多会使用国际大厂的产品,因此不多介绍。


系统功能

系统的类型

一般HR系统可能会有两种不同类型。

一种是专注于单一业务模块,例如招聘、薪资等,这一类型的优点是针对单一业务模块有非常细致丰富的功能,但是需要注意的是选择这种类型的系统需要考虑系统的拓展性,选择能与其他系统相兼容的系统,以避免日后出现各个业务模块都有一套独立的系统但是无法互相交流数据造成的管理困难和资源浪费。

 

第二种是全能型的,这一类型的系统可以涵盖HR工作中的绝大多数业务模块,能一步到位解决从人员招聘到离职中间产生的各种业务,这种系统绝大部分的缺陷可能是每个业务都可以用到这个系统,但是对于一些工作要求细致的企业这个系统可能又无法解决某个模块的所有问题。这就要求在系统选型时选择开发能力强大的供应商,这样就可以根据企业的业务对系统进行订制,满足HR部门日益变化的业务需求。

 

常用的功能模块

常用的功能模块可能会有以下几类:

人员规划:包含企业内部组织架构,各个岗位的人员配置情况。

招聘:管理招聘职位,显示招聘职位状态,管理候选人,记录面试信息等。

人员管理:管理员工信息,入离职管理,试用期到期提醒等功能。

考勤:记录员工考勤信息,可从其他考勤系统导入数据,从而为薪资计算提供数据。

绩效管理:记录员工绩效完成情况

薪资:设置公式及薪资项目,辅助计算并记录员工薪资情况

培训活动安排:记录培训或活动事项,可包括培训讲师或活动负责人管理,记录参与培训或活动人员,发送活动或培训日历提醒等功能



系统选择时的注意事项

在进行系统的选择时有以下几点需要着重考虑

1、可用性

确保软件的逻辑通顺且符合业务流程。

2、拓展性

如选择开源软件,尽量选择开发文档完备的软件,便于后期二次开发为软件增加功能或增加与其他系统对接的接口。

如果选择闭源软件或第三方提供的服务,尽量选择规模较大开发能力较强的公司,这样可以避免产生若干年后对方停止开发或维护软件对企业造成的风险。风险可能会包括:

无法根据业务的调整为系统添加新的功能

当需要增加新的系统时,现有系统无法与新系统对接

服务供应商出现经营问题时,造成用户数据丢失,用户业务停摆

3、数据的存储

数据需要存储在可靠的位置,避免泄漏或者丢失。

4、与内部IT部门的沟通

在选择系统时尽可能与企业内部的IT部门保持沟通,确保IT部门清楚的了解HR部门的需求,也尽可能让IT部门参与到与供应商的沟通之中。