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电子化人力资源管理

电子化人力资源管理简介

  电子化人力资源管理,是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式,通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它通过现有的网络的技术相联系,保证人力资源与日新月异的技术环境同步发展。eHR中的e包含了两层含义:


  1“electronic”,即电子化的人力资源管理;


  2“eficiency”,即高效率的人力资源管理。提高效率是eHR的根本目的。电子化是实现这一目的的手段。



eHR的概念

  网路兴起之后,企业界一片e化,人力资源管理也不能幸免,e-HR的讯息到处可以听得到、看得到。倒底e-HR是什么?简单的说,e-HR可以解释如下:


e-HR是ERP(Enterprise Resource Planning)的一个模组(HR模组)。


  e-HR是运用资讯科技执行人力资源管理工作,将人力资源管理工作电脑化、网路化,提升人力资源管理绩效。


  如果要进一步解释e-HR,可以参考People Soft对它的HR模组(People Soft 8 HRMS)的介绍。People Soft对它的HR模组介绍如下:


  “We have redefined the industry by introducing a comprehensive suite of pure internet products with built-in analytics and a true global architecture. People Soft 8 HRMS is an instant, intelligent, and global solution that can unleash your workforce to become your competitive differentiator.”


  E-HR并不是C-HR(Computerized HR),C-HR只是将人力资源管理电脑化,不一定能够达到网路化的境界,e-HR也不是D-HR(Digitalized HR),D-HR只是将人力资源资料数位化,也不一定能够实现网路化的人力资源管理。


  E-HR也有别于HRIS(Human Resource Information System),HRIS是人力资源决策支援系统,可以随时提供人力资源决策所需的各项分析、统计资料,但不见得就能执行电脑化,网路化的人力资源管理。


  那么究竟如何定义e-HR?那就必须借用ERP的技术架构来说明。ERP系统并不是一个全新的领域,它沿用早期的物料需求规划(MRPⅠ)与制造资源规划(MRP Ⅱ)的概念,再整合生产部门之外的各个部门营运资讯,使经营者可以得到与决策相关的适时资讯。


  ERP系统是经过全球各种产业不同领域的企业不断导入与实验,再经由ERP厂商修改过的“最佳管理实务“(Best practices),虽然并不是每企业都必须遵循的营运模式,但至少是企业可以参考的指标模式。整个ERP的技术架构有一个基本的信念在整个企业组织内,要让所有使用者使用单一的资料库系统和共通的应用程式,以及统一的使用者介面。在这样的前提之下,ERP业者广泛的使用各种网路技术,从internet到近几年企业内部兴起的intranet和Estranet观念,让导入ERP系统的企业能够由内到外都拥有相同的使用界面与统一的商业资讯,大幅提升沟通能力与组织运作的效率。为了要提供使用者更有效率的操作环境,多年的尝试下来,ERP业者发展出一种三层式(3-tier)的主从(Client Server)架构。经由这样的方式,使得使用者端的介面层(U1,User interface),与中间的应用程式层(Application Layer)和最底层的资料库(Database)能够釐清彼此的功能领域,并且分层管理,不论在资源的重复使用或管理便利性利上,都有很大的突破。


  如果将e-HR看成ERP的一个模组,e-HR的使用者都使用单一的资料库系统,共通的应程式以及统一的使用者介面,是一种三层式的主从架构。而且e-HR应该是人力资源管理的“最佳管理实务”(Best Praitices)。因此,e-HR可以大幅度提升人力资源管理的沟通能力与运作效率。


  然而,e-HR并不尽然就和ERP紧密挂?,两者的关系是有点黏又不太黏,其原因如下:


  1. 从价值链(Value Chain)的角度来看,大部份的ERP模组都是价值链内的直线(Line)的功能,有上、下游的关系,ERP系统是按营运流程顺序组合这些模组成为一个以资讯系统为主干的经营体系。


  2.然而,HR模组并不在营运的价值链内,它是与价值链平行的一个幕僚(staff)功能。因此,HR模组的导入往往落后于其他模组的导入,甚至未拟导入。


  因此,e-HR可以说是ERP的一个模组,也可以说是一个独立但可和ER相容的小资讯系统。一旦导入e-HR之后,每位员工都能轻易地经由内部网路取得人力资源管理的资讯与服务,甚至还可以上网更新自己的人事资料,真是方便多了!



EHR的优势

随着企业信息化建设的不断深入和完善,eHR作为一个综合性的人力资源相关信息的管理系统,在竞争日趋激烈和市场变化无常的今天越来越受到业界和各企业的重视。为了提高企业的人力资源管理水平,实现管理的规范化、系统化、科学化和人性化,很多企业开始关注、购买和实施eHR系统。


  所谓电子化人力资源管理,从狭义上说是指基于互联网的、高度自动化的人力资源管理工作,囊括了最核心的人力资源工作流程如招聘、薪酬管理、培训等。从广义上说,eHR是基于电子商务理念的所有电子化人力资源管理工作,包括利用公司内部网及其它电子手段如员工呼叫中心等的人力资源管理工作。电子商务理念是近几年才引进中国的一种先进企业管理理念,现已引起商业人士的广泛注意。人力资源管理工作者同样希望能利用电子商务,于是便出现了所谓的电子化人力资源管理。e-HR更多的是企业内部信息的记录,组织架构、个人信息,薪酬等,目的是提高人力资源部门的工作效率。[1]


  显而易见,相对传统手工操作的人力资源管理,电子化人力资源管理有许多优势。首先,电子化人力资源管理大大提高了人员管理的工作效率、降低了管理成本。翰威特公司有统计数字表明,公司实施人力资源管理信息系统,平均每位员工的成本是35美元,但在第一年就可以收到可观的回报,员工的电话询问也减少了 75%。戴尔公司2000年上半年通过互联网处理了300万美元的人力资源管理操作业务。其次,通过电子化人力资源管理,加强了人力资源管理工作的透明度和客观性,人力资源管理重心也因此可以往下移动。这一人员管理的重心下移,在传统的人力资源管理模式是不可能办到的。


  由于电子化人力资源管理通常是集中数据管理、分布式应用,通过采用全面的网络工作模式,实现信息的全面共享。这样一来,它使得人力资源管理可以跨时间、跨地域进行,公司的人力资源管理也因此保持了统一性和连贯性。


  在实际操作过程中,虽然越来越多的HR管理活动将委托给直线经理来实施,但HR管理体系的建立、HR管理活动的计划、管理过程的监控以及管理结果的汇总与分析都需要HR部门统一来完成,只是HR管理活动的过程将更多地授权给直线经理完成。因此,对HR部门而言,除了负责eHR平台的系统管理之外,更多地是通过eHR平台来进行HR管理活动的计划、监控与分析,而不是进行大量的数据维护,因为数据维护的工作经授权后将逐渐由直线经理与员工分担完成。当然,出于管理的需要,类似于薪酬管理这样的职能,很多企业还将以HR部门为主来完成。


  对CEO而言,eHR首先是人力资源信息查询与决策支持的平台。CEO能不通过HR部门的帮助,自助式地获取企业人力资源的状态信息,在条件允许的情况下,CEO还能获得各种辅助其进行决策的人力资源经营指标。其次,利用eHR平台,当某个HR管理活动的流程到达CEO处时,CEO还可以在网上直接进行处理;对直线经理来讲,eHR是其参与HR管理活动的工作平台,通过这个平台,直线经理可在授权范围内在线查看所有下属员工的人事信息,更改员工考勤信息,向人力资源部提交招聘、培训计划,对员工的转正、培训、请假、休假、离职等流程进行审批,并能在线对员工进行绩效管理;员工利用eHR平台,可在线查看企业规章制度、组织结构、重要人员信息、内部招聘信息、个人当月薪资及薪资历史情况、个人福利累计情况、个人考勤休假情况,注册内部培训课程、提交请假/休假申请,更改个人数据,进行个人绩效管理,与HR部门进行电子方式的沟通等等。


  电子化人力资源积极地推动了人力资源变革的进程。电子化人力资源管理使人力资源管理工作者真正从繁琐的行政事务分离出来,同时也可以使人力资源管理部门从提供简单的人力资源信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案,可以随时随地向管理层提供决策支持,向人力资源管理专家提供分析工具和建议,并建立支持人力资源部门积累知识和管理经验的体系。这两方面使人力资源管理部门名副其实地进入“管理”的战略伙伴角色。这是电子化人力资源管理系统给企业人力资源管理带来的最积极的影响。


  其次,电子化人力资源管理完全改变了人力资源管理部门的工作重心。在传统的人力资源管理方式下,人力资源工作者从事大量的工作就是行政事务,其次是管理咨询的职能,而在帮助企业策略的制定方面是最少的。在电子化人力资源的管理环境下,人力资源工作者所从事大量的工作就是帮助企业在人员管理上提供管理咨询服务,行政事务工作被电子化、自动化的管理流程所大量取代,工作效率得到明显提高。      第三,电子化人力资源管理实际上把人员管理的重任转移到第一线的经理身上,真正使他们能通过管理、激励员工实现他们的业务发展目标。第一线的业务经理可以通过网上得到最新的企业人力资源管理政策、流程、市场数据,经过授权,他们可以进行相关人员管理,包括进行人员的奖惩。


  值得指出的是,由于eHR是建立在标准业务流程基础之上的,它要求个人的习惯服从于企业统一的管理规范,这对实现HR管理行为的一贯化是十分有意的,而管理只有成为大家共同遵循的一种习惯,才能发挥最佳功效。eHR正成为一种日益发展的趋势,这是在面临削减成本、提高效率和改进员工服务模式的愿望而做出的选择。通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享,人力资源部门正日益从琐碎的行政事务中解脱,从而扮演起一个战略性的角色——这一角色所关注的是公司最重要的资产:人才。



e-HR时代到来

  新经济的到来注定要改变人们旧有的一切,作为电子商务技术在人力资源管理领域的应用,一个试图要取代HRMS而成为人力资源领域内最热门的词汇之一的“e-HR”——有人写成“eHR”——得以诞生。IBM公司也把自己推出的人力资源管理类系统,称之为“IBM e-HR”;人力资源管理领域最知名也是最大的几个咨询公司,比如 HayGroup、WatsonWyatt、Hewitt、Towers Perrin、Mercer等都将信息技术进入人力资源管理后的时代称之为“e-HR”时代,他们相继推出了“e-HR”服务。


  那么,到底什么是“e-HR”?为什么它代表了人力资源管理信息化的未来趋势?


  简单来说,“e-HR”就是指电子化的人力资源管理,任何利用或引进了各种IT手段的人力资源管理活动都可称之为“e-HR”。但是,随着互联网的发展、电子商务理念与实践的发展,我们目前所说的“e-HR”已经是一个赋予了崭新意义的概念,是一种包含了“电子商务”、“互联网”、“人力资源业务流程优化(BPR)”、“以客户为导向”、“全面人力资源管理”等核心思想在内的新型人力资源管理模式;它利用各种IT手段和技术,比如互联网、呼叫中心、考勤机、多媒体、各种终端设备等;它必须包括一些核心的人力资源管理业务功能,比如招聘、薪酬管理、培训(或者说在线学习)、绩效管理等;它的使用者,除了一般的HR从业者外,普通员工、经理及总裁都将与e-HR的基础平台发生相应权限的互动关系。综合来讲,e-HR是一种全新的人力资源管理模式,它代表了人力资源管理的未来发展方向。


  从人力资源管理电子商务的角度来讲,e-HR既包括B2C(“Business to Consumer”,这里的“Consumer”是指“Employee”,于是演变成“B2E”,是指在企业人力资源管理与开发活动中,视各级员工为该活动的“客户”,通过双方的网上互动完成相关事务的处理或者说交易,员工类似“客户”一样从网上获得人力资源部门提供的“产品”和“服务”),还包括B2B(“Business to Business”,指企业人力资源业务从外部服务商,比如咨询公司、招聘网站、e-learning服务商等在线“采购”各类人力资源管理服务),甚至还要包括B2G(“Business to Government”,即人力资源管理活动中的有关与政府劳动人事部门发生业务往来的事务处理,由原来的书面、人工往来,转移到网上处理,比如保险、劳动合同审查等)。