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电子化人力资源管理的内容

 一、电子化招聘


  不可否认,因特网由于其所独具的“全球性、交互性和实时性”的特点,已成为迄今为止最有效的广泛传播人力资源信息的途径。电子化招聘是网络技术在人力资源管理中应用最快的领域。根据《财富》杂志所作的调查,世界500强企业中2000年就有79%的公司实现了电子化招聘,而1998年仅为29%,1999年为60%,据预测,2002年这个比例将上升到90%,2003年将达到100%。


  简单地说,电子化招聘是利用公司网站完成与招聘相关的一系列活动。目前,根据世界500强的实践,电子化招聘可分为中心资源库式和初级电子招聘两种。中心资源库式招聘是指公司在网上发布招聘信息并通过电子邮件或简历库收集应聘信息。初级电子化招聘是指公司在网上发布招聘信息,但鼓励应聘者通过传统渠道如传真或写信来应聘。前者属于完全数字化的招聘方式;后者属于部分数字化的招聘方式。不同的行业、地区所采用的电子化招聘方式也有差异,IT业、金融业、高科技产业以及欧美国家的企业更多地采用中心资源库式招聘,传统产业和亚洲国家的企业当前采用初级电子化招聘的企业为多。


  电子化招聘的优势是显而易见的,集中表现在以下几个方面:(1)招聘范围的全球性:突破了传统招聘的地域性限制;(2)招聘费用的经济性:节省了传统招聘活动中的参会费、交通费、差旅费等开支;(3)招聘过程的隐蔽性:网上的人力资源争夺战虽悄无声息,但更有杀伤力,求职者可以不动声色地找到理想的去处;(4)招聘活动的灵活性:招聘的企业可以每周7天,每天24小时向全球范围内的应聘者发出应聘信息,应聘者也可随时随地与应聘单位联系,大大方便双方的信息交流和沟通。


  网上招聘的缺点也是不可忽视的,表现在以下一些方面:(1)由于发送求职材料简单、便捷,会造成企业招聘站点的虚假繁荣,势必给人力资源管理部门带来判断、筛选的压力;(2)那些本没有诚意、只是一时冲动发送应聘材料的“消极应聘者”会干扰其招聘工作的正常进行;(3)那些真正优秀的、也是企业急需的人才可能因为不经常使用网络而与招聘单位失之交臂,特别在我国,年龄偏大、经验较为丰富的专业人才不上网的情况还很普遍,对他们来说,电子化招聘很难起作用。


  使电子化招聘成功的关键之处有:企业必须建立一个不断更新的、一流的招聘网站;选用合适的能自动分析、处理应聘者初步信息的软件;对应聘者尽快作出回应;逐步过渡到实施完全电子化招聘策略;借鉴以往区分积极应聘者和消极应聘者的经验;重视网下人性化的服务等。


  思科公司的网址已成为强有力的招聘工具。应聘者可以通过关键词,检索与自己的才能相匹配的空缺职位,也可以发送简历或利用思科公司的简历创建器在网上制作一份简历。最重要的是,该网址会让应聘者和其公司内部的一位志愿者结成“朋友”。这位朋友会告诉应聘者有关思科公司的情况,把应聘者介绍给适当的人,带应聘者完成应聘程序。但是,思科公司网址真正的威力,不在于它让积极求职者行事更快捷,而在于它把公司推介给那些满足于现职、从未想过在思科工作的人。因此,该公司在它这种人才经常光顾的地方宣传其网址。比如说,思科公司已和Dilbert公司(网址:WWW.dilbert.com)网页连线,这是摆脱工作桎梏的程序设计人员最钟爱的网页。思科公司不断提出该网址访问者的报告,并据此调整其战略。比如说,公司了解到大多数访问者来自太平洋时区,时间在上午10点到下午2点之间。他们得到的结论是许多人在该公司办公时间寻觅工作机会。为此,思科公司正在开发一种软件,以方便这些偷偷摸摸找工作的人。这种软件让用户点击下拉菜单,回答问题,并在10分钟内介绍个人概况。它甚至还能替他们打掩护。如果上司正好走过,用户只须击一下键就能激活伪装屏幕,把原屏幕内容转换成“送给上司和同事的礼品单”或“杰出员工的7种好习惯”等。


  二、电子化培训


  互联网让知识的更新速度越来越快,越是先进、流行、新颖的知识,生命周期就越短,尤如新鲜的水果,保质期只有区区数日。作为网络经济时代的企业必须成为“学习型组织”,通过持续不断的培训,提高员工整体素质,增强企业竞争实力。电子化培训与电子商务相伴而生,无疑将成为未来企业开展培训活动的主要方式。电子化培训,顾名思义,就是通过网络这一交互式的信息传播媒体实现培训过程。与传统的、让员工某一时间集中在某一地点统一受训方式不同的是,电子化培训是把信息送到员工面前,而传统的培训方式则是把员工送到信息面前。两者的差别是显而易见的。


  电子化培训所具有的优势主要体现在6个方面:(1)培训成本显著降低,包括培训的场地设施、教材、教师讲课费、差旅费等费用很大程度上将取消或削减;(2)跨越时空界限,方便员工随时随地学习,培训的灵活性显著上升;(3)多媒体的应用和交互式的特性使培训形式生动活泼,有利于激发员工的学习兴趣;(4)便于为员工制定量身定做的培训方案,大大提高培训的针对性;(5)易于随时掌握培训效果,及时改进培训内容和要求;(6)提高员工对变化的适应能力,培养一种学习型的人格特征。


  电子化培训并不是一蹴而就的,需要人力资源管理部门不断开发培训课程,逐步积累培训经验,及时进行培训结果的考评,对考评结果要进行较大力度的奖惩。使电子化培训成为员工成长发展的重要途径,为创建学习型企业服务。


  思科公司在电子化培训方面已积累了丰富的经验。从1999年8月起,思科就把80%的内部培训内容用网上培训的方式实现,结果节省了60%的培训开销。在2000午3月,思科又把这一成功的教学经验推广到合作伙伴,推出了“合作伙伴在线学习”计划,登陆人数由1万增加到2万,电子化培训的受欢迎程度充分证明了它的有效性。思科通过实施学习能力和创新能力为基础的培训战略,大大提高了员工的综合素质,促进入力资源资本效益的持续发展,在网络经济竞争的大舞台上长期立于不败之地。


  三、电子化学习


  相对于企业组织的、旨在提高员工业务水平和岗位技能的电子化培训而言,员工自发的、通过网络进行的、以提高自身素质为主要目的的获取知识的过程,我们称之为电子化学习。电子化学习与电子化培训紧密相关,既受到了世界各国企业的广泛重视,也得到了广大员工的积极参与,必将成为知识经济时代人们实现“终生学习”的最主要的途径。电子化学习与电子化培训相比,使得学习的范围突破了企业的界限,员工学习的内容更为广泛,学习的时间更为充裕,形式也更为灵活。电子化学习是在员工自愿的基础上,选择自己感兴趣的学习内容,目的既可以是为了获取学位,也可以是为了了解另一专业的知识,还可以是仅仅为了丰富自己的业余生活。对企业人力资源管理部门来说,鼓励员工参加电子化学习,对提高员工的综合素质,创建学习型组织大有好处。因此,企业要在做好电子化培训工作的基础上,创造出有利于员工开展电子化学习的环境与条件,使整个公司养成浓厚的学习气氛,营造出富有活力和创新精神的学习文化。


  电子化学习与传统的学习方式相比有三个最主要的区别:其一是学习内容通过网络进行发送,取代了传统的纸质媒介;其二:是对学习进行电子化管理,包括学习跟踪、报告及评价等都可以通过网络来实现;其三是在学习过程中,学员之间、学员与教师之间进行的电子化的协作,提高学习的效果。电子化学习通过在线的评价及预见性的学习内容设置,学习的速度可以加快,而且学习再也不用受到教员及教室的限制;对学员来说,学习的成本将大大降低,而且学习的自主性也大大上升。同时教师及其他教学资源,由于更多的学员可以共享使用,其利用效率也可提高。


  电子化学习正成为一种趋势,为越来越多的企业、教学服务机构和员工所关注,其蕴藏的市场潜力十分可观。北京光华管理研修中心是国内专业从事电子化学习服务的机构,该中心与哈佛商学院共同开设了针对在职经理人的网上教育课程,包括《哈佛管理导师》、《哈佛绩效管理》和《哈佛卓越管理》等包含了哈佛最优秀的管理精华的课程。哈佛的网上管理课程不仅仅是管理知识的堆砌,更重要的是它的每套主题都是由核心理念、学习步骤、实践技巧、学习工具、深入学习和自我测试6个部分组成,无论是缺乏实践经验的“新”经理,还是拥有丰富经验的“老”经理,都能够量身定制个性化的课件,结合实际工作展开学习。参加学习的学员实际上是在与全国各地、各行各业的在职经理们交流心得、探讨问题,学习效果必然非同寻常。


  四、电子化沟通


  电子化沟通作为互联网在人力资源管理中的重要应用,正在为越来越多的企业所实践,由此而产生的信息快速、直接、广泛、有效的传播和思想、感情的交流、融合,充分显示出电子化沟通的魅力所在。


  电子化沟通的形式很多,可以在企业内部网上建立员工的个人主页,可以开设BBS论坛、聊天室、建议区、公告栏以及企业各管理层的邮箱等等。为了使电子化沟通更好地发挥在营造优良的企业文化、促进企业经营管理水平的提高、增强企业凝聚力和激发员工进取心、创造力等方面的作用,企业领导既要积极支持电子化沟通的开展,更要积极参与,及时回应。


  联想集团充分利用企业内部网络资源,较好地实现了电子化沟通。联想员工可以将电子邮件发到网上总经理的公共邮箱中,总经理会对每一封电子邮件进行回复;员工可以在内部网的BBS上向公司提出意见、建议,以期引起公司上下对一些重要问题的讨论和关注;也可以在网上求助,请求他人对自己在工作、学习、生活中的实际问题给予帮助。联想的“员工信箱”能全方位地接收到不同部门、不同地区联想人的信息和意见,人力资源管理部门会将这些邮件转到相应部门,该部门必须对每一封信作出反馈,否则将会受到处罚。联想的电子化沟通已成为企业完善、畅通的沟通体系的重要组成部分。


  五、电子化考评


  随着网络技术在人力资源管理中应用的不断深入,电子化考评也已在一些企业出现,但更多的还是处在探索之中。传统的考评过程中可表示如下:


  考评目的→考评范围→考评人员→信息来源及类型→信息收集→考评结果


  这种考评方式存在一定的不合理性,如人情式管理使人治大于法治;客观的事实难以有文字性的客观证据;无法进行远距离考评等。


  电子化考评利用先进的通讯技术使空间距离的界限变得不再明显,计算机的应用使得考评指标更加科学,考评的方式也将更趋灵活。电子化考评可利用信息系统对员工的工作成果、学习效果进行记录;主管可以随时看到来自各地的下属定期递交的工作报告进行指导和监督;员工的工作进展介绍和述职均可以通过网络实现。与此同时,企业管理者可以通过电子化考评系统中实时录入的资料不断发现并改进企业管理中存在的问题,绩效考评中的人为因素的影响将大大减少。因此,电子化考评对建立规范化、定量化的员工绩效考评体系,代替以经验判断为主体的绩效考评手段有很大的作用,使绩效考评更为公正、合理、科学。