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洞察行业前沿 时刻保持探索精神 更多精彩不容错过
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HR部门如何化身“最佳助攻手”，助力人力资源管理系统转型升级?随着全球经济增速的放缓，传统制造业需要在经济环境低迷的背景下寻找全新生存之道。制药企业固然有它的特点，但本质上需遵循精益生产的管理模式。面对数字化时代的到来，随机应变、主动作为，尽快完成转型和突破，这是保持企业竞争力的良策。深圳市海普瑞药业集团股份有限公司认识到转型不仅要有先进的人力资源管理系统，更应在思维与方法上紧跟趋势进行转变。
人力资源管理系统数字化升级是企业整体数字化的关键一环，灵活、高效的人力资源管理系统可以与业务流程实现有机结合，对关键业务流程形成有效支持。海普瑞HR部门历经流程与业务的梳理、产品选型、系统实施等过程，人力资源管理系统已经成功运行，海普瑞基于名才eHR人力资源管理系统的实践，可以为医药行业企业提供一定的参考价值。
海普瑞简介
深圳市海普瑞药业集团股份有限公司于1998年成立，总部位于深圳市高新技术园，是全球生产规模大、装备先进、质量为安全可靠的肝素钠供应商。多年来，在肝素钠产品研发生产的专业领域精耕细作，独创了的肝素钠“杂质与组合分离技术”、“基团完整性保护。2007年改制为股份有限公司，2010年5月6日在深交所挂牌上市，证券代码为“002399”。 海普瑞生产肝素钠原料药，出口全球，客户包括知名跨国医药企业，如Sanofi-Aventis，Fresenius Kabi，Novartis等。
梳理内部业务流程，夯实管理基础
在海普瑞集团开拓全球业务的过程中，海普瑞人从面临的激烈市场竞争中认识到各业务线成本最优的战略意义。如何打造高效能团队、提高竞争优势，成为摆在每一位管理者面前迫切需要解决的难题。在数字化时代，如何利用大数据，实现精益管理、降本增效，更是整个集团需要思考的命题。
对于HR部门而言，如何提升人力资源管理系统效能成为大家认真思考的命题。长期以来，在集团内部，HR存在基础业务管理标准不清晰、员工全生命周期管理流程“繁重”、数字化使用难、场景应用不灵活、执行不到位等低效率的问题。这一系列的“痛点”，使组织&HR中心面临着看似基础但又迫切需要“破局”的挑战。HR团队也在不断挑战自己：
l 如何突破现有“人海战”的业务模式?
l 如何提高部门内部及部门与部门间的协同效率?
l 如何让管理者更加高效便捷地管理?
低效率的背后，往往与业务规则、业务流程的繁文缛节紧密联系。在与业务部门密切的协同中，HR部门深知，作为职能部门，需要积极地突破原有的业务模式，以谋求效率的提升，同时协助业务部门一同探寻人效提升的方式。与其抱怨，不如下定决心解决业务规则和业务流程的问题。
自2018年4月起，HR内部数据整合团队在海普瑞组织&HR中心总监王总的带领下，开始最基础但又非常重要的工作：HR业务梳理、数据梳理。从全生命周期管理的人才和组织管理视角，拆解每一个业务活动下的业务运行、职责分工、流程文件梳理、数据抓取、数据库建设、分析表仪表板的设计、系统上线效益分析等工作。经过半年多的努力，在2018年11月底，HR数据整合团队实现了业务到流程、流程到数据管理的初步打通。
在梳理流程的过程中，海普瑞HR部门更认识到，业务与流程梳理和数据管理工作是人力资源管理数字化升级的必经之路，但是如何实现效率最大化，必须要借助现代化、轻量化的人力资源管理系统进行承载，才能真正发挥出价值。
虽然，海普瑞认识到人力资源管理系统的重要性，但还是走过一段“痛苦”的过程。在此前，原先的人力资源管理系统已经难以满足随海普瑞业务发展、组织升级、流程优化过程中人员管理标准化和多种场景业务运作的需求，HR部门缺少能匹配自身业务逻辑的人力资源系统工具。特别是在考勤管理方面，给排班部门管理者和HR带来了较大的困扰。
2018年5月，海普瑞通过早前推行的资源效率提升举措——文职人员整合，正式撤销各部门的考勤员岗位设置。这使原本由各部门20余位考勤员承担的深圳地区所有员工的考勤核算工作，突然全集中到两位负责考勤的HR身上，凸显出考勤业务低效的短板。
在之后近六个月的时间里，HR部门不断协调内外部资源去协助考勤核算，“集中救火”。每个月从各部门传来的纸质考勤单据叠成厚厚几摞，HR 们连续数日通宵做着机械化的核对导入工作。即使投入几乎全部门的人力，结果也不如人意：2018年6月，出现了自2012年以来员工工资首次延误1个工作日发放的事件。这一点彻底刺激了整个HR团队，其中最不能接受的要数之后成立的人力资源管理系统转型项目组负责人——HR张攀。
“一直以来，我认为海普瑞有一种可贵的契约精神和使命必达的精神。自海普瑞首次将每月工资发放日的规定写进文件的那天起，多年以来从未有一次延误发放。在薪资发放上，HR部门投入了大量的人力，却没有获得好的效果，对我内心的震撼极大。我认为是时候要停止这种‘饮鸩止渴’的状态了!”张攀如此回忆起当时的感触。
王总非常赞同张攀的观点，并引导整个HR团队进行自我反思：“责任在HR部门自身，要深刻地反思这次事件。短期内，考勤核算问题已经迫在眉睫，要先解决HR内部的业务痛点——业务流程到数据采集与核算的问题;再通过适合的工具/平台提升运行效率;长远来看，外部环境趋势和整个公司长期发展的需要，都要求HR部门提高运营效率——通过数据创造更多价值，以辅助业务进行决策。人力资源管理系统数字化转型必须尽早提上日程。”
于是，在有了“指挥官”和“志愿者”的前提下，恰逢当时HR数据整合团队也在进行内部业务与流程的梳理，且取得了一定的成效，由HR与流程IT成立的“人力资源管理系统数字化转型项目组”迅速成立，人力资源管理系统数字化转型正式进入日程。
在业务流程进行扎实梳理的良好基础上，人力资源管理系统数字化转型项目组对数字化转型方向、系统选型更有底气。经过充分了解数十家人力资源管理系统服务商，并与内部IT团队论证自主开发与外部选型效益的比较后，项目组最终确定选择名才eHR打造的名才人力资源管理系统。选择的核心考虑是名才eHR愿意以战略合作者的身份，将海普瑞HR业务活动、客户需求承载在自身现有“产品”版本中，并进行适配性的持续迭代，以摆脱海普瑞对“第三方系统”的依赖，将能力建在自己的连队上。
任何一个项目的开展，都需要考虑投入产出比ROI，人力资源管理系统数字化转型项目开展7个月后，HR部门对取得的初步效果进行了整理汇总：经评估员工、管理者、HR各方在HR基础业务上的投入时长，所有HR基础业务工作(包含入离调转、考勤核算等业务)每月投入总工时数从3,739降到1,160，效率提升322%，其中考勤单项业务的时长从每月1,681小时降到65小时，提升率为2586%，实现了ROI 的极大提升!随着二期薪酬福利业务的数字化运营，效率将有更大倍数的提升。
ehr项目为海普瑞带来管理模式上的显著变化。人力资源管理系统上线后，将员工和管理者从“纸质工作时代”彻底解脱出来;手机移动端系统的推出，让管理者随时随地都可以处理业务流程。
l 过去，员工需要挤到公司门口才能打卡，现在只需在公司方圆百米范围内即可手机打卡，实现优雅上班;
l 过去，员工需要通过部门考勤员传来的纸质单据才能进行考勤异常确认，如今，系统每天自动发送考勤异常提醒，随时随地确认没烦恼;
l 流程的申请、审核和审批都可以在手机移动端进行操作并实时跟进流程状态，大大提升工作效率。
此次人力资源管理系统数字化转型项目逐渐转变海普瑞人的管理理念，员工、管理者的数字化思维在不断强化，通过实际的数据进行业务预测、评估和优化，取代 “拍脑袋”决策。
这仅是冰山一角，项目组所期待的远不止于此。人力资源管理系统数字化转型项目组的最终目标是：实现覆盖海普瑞集团中国地区、美国及欧洲地区的结构化HR数据采集，在全集团实现HR业务的全面数字化;同时建设围绕海普瑞周边生态的员工生命周期数据库，以通过HR大数据支持人才管理、为业务提供面向未来的管理预测。
当然并非拥有人力资源管理系统就万事大吉，要让人力资源管理系统发挥应有之义，必须要对实际业务场景和需求进行持续盘点与梳理。提及业务梳理，王总举例道 “过往考勤核算问题的根本原因不在于缺乏系统工具，而是在工时管理。原本海普瑞至少有50个班次的排班，但项目组在借鉴同行业的实践经验、并与各部门对涉及的业务场景、实际的管理需求及因此带来的一系列管理成本进行盘点梳理后，最终将全公司的排班优化为7个标准班次。“但这仅仅是梳理的开始。随着市场环境的变化，公司需求调整，流程和数据的深度梳理将是一条漫漫长路‘’。
“管理从来没有捷径!”王总说道，“流程和数据的全面梳理，是一个长期且痛苦的过程。但是阶段性的突破，让HR部门认识到业务梳理和数据应用背后的巨大价值。不经历痛苦的自我审视，就无法实现蜕变!”
名才mchr的客户群体以中高端企业为主，核心特征包括：企业规模在1000人以上，以国央企、集团企业、金融机构、大型制造企业、科技企业为核心；组织架构复杂，多具备多层级、多法人、多分支机构特点；合规要求高，对人力管理的合规性、审计追溯性要求严格；人力管理流程繁琐，集团化管控需求突出，需要一体化、智能化的人力管理工具提升管理效率。目前，名才mchr已覆盖各行业中大型人力数字化标杆客户，积累了丰富的客户服务经验。
名才mchr为大型集团提供全流程闭环编制管控方案，具体实现：集团可统一制定编制预算，明确各子公司、分支机构的编制额度；子公司、分支机构按预算执行编制管理，系统实时监控编制使用情况，当出现超编、缺编情况时自动预警，提醒管理人员及时调整；同时，支持编制数据多维度分析，可按部门、岗位、地域等维度统计编制执行情况，为集团编制调整、人力配置优化提供精准的数据支撑。
名才mchr建立了完善的考勤异常处理机制，系统实时监控员工考勤情况，当出现迟到、早退、旷工、漏打卡等考勤异常时，自动向员工、HR发送异常提醒，督促员工及时处理；员工可通过自助端发起补卡申请，HR进行在线审批，异常处理全程留痕，便于后续追溯；同时，系统支持考勤异常数据统计分析，帮助企业发现考勤管理中的问题，优化考勤管理规则，提升考勤管理规范性。
名才mchr通过一站式线上流程，实现入职自动化管理，具体流程为：offer审批→入职预约→员工信息采集→电子合同签署→考勤薪酬账号激活→入职培训安排→试用期考核启动。员工可通过自助端完成个人信息填写、相关材料上传，HR可实时查看入职进度，及时处理入职过程中的各类问题，简化入职流程，提升员工入职体验与HR工作效率，实现入职管理的标准化、自动化。
名才mchr考勤模块具备强大的复杂排班能力，可全面适配各行业复杂排班场景，具体包括：倒班、连班、综合工时、不定时工时、计件工时、项目排班、跨天班、节假日排班、多厂区排班、班组排班等。系统可灵活设置排班规则、班次模板，支持自动排班与手动调整相结合，可根据员工岗位、产能需求、人员配置等因素优化排班方案，适配制造、金融、科技等不同行业的考勤需求，提升排班效率与合理性。
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名才mchr高度重视薪资数据安全，采用多重安全保障措施，具体包括：权限隔离，按角色分配薪资数据查看、操作权限，敏感数据仅授权人员可访问；数据加密，对薪资数据进行静态加密、传输加密，防止数据泄露；操作留痕，所有薪资相关操作均留存记录，可追溯；敏感数据脱敏，薪资、身份证号等敏感数据脱敏展示，避免敏感信息泄露；审批流管控，薪资核算、调整需经过多级审批，确保薪资数据准确、合规，全面满足金融、国央企等行业对薪资数据安全的严格要求。
名才mchr绩效结果可实现多场景应用，形成“绩效-人才-薪酬”闭环管理，具体应用场景包括：薪酬联动，绩效结果可直接作为调薪、奖金核算的核心依据，实现“多劳多得”，激励员工提升绩效；晋升与调岗，绩效结果可作为员工晋升、调岗的重要参考，筛选优秀人才；培训管理，根据绩效结果分析员工能力短板，制定针对性培训计划，提升员工能力；人才盘点，结合绩效结果与能力评估，开展人才盘点，搭建人才梯队；继任者计划，筛选绩效优秀、潜力突出的员工，纳入继任者池，保障关键岗位人才供给。
名才mchr支持个税自动计算与申报，具体实现：系统可根据国家个税政策，自动计算员工个税，支持累计预扣预缴、专项附加扣除联动，确保个税计算准确；支持批量算税，提升个税核算效率；可生成详细的薪资台账与个税申报表，可直接导出对接个税申报系统，实现个税自动申报，减少人工算税、申报工作量，规避个税申报风险，满足企业个税合规要求。
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